organisasi supervisi pendidikan

1)        PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi didefinisikan secara bervariasi oleh para ahli yang dilihat dari berbagai sudut pandang diantaranya :

Ø  Menurut Gibson, Ivancevich, dan Donelly

Organisasi sebagai wadah yang memungkinkan masyarakat dapat meraih hasil yang sebelumnya tidak dapat dicapai oleh individu secara sendiri-sendiri. Definisi ini lebih menekankan pada upaya peningkatan pencapaian tujuan bersama secara lebih efektif dan efisien melalui koordinasi antar unit organisasi.

Ø  Menurut Stepen P. Robbins

Organisasi merupakan kesatuan (Entity) sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan sebuah batasan yang relatif dapat diidentifikasi untuk mencapai suatu tujuan bersama. Definisi ini menekankan bahwa organisasi adalah suatu sistem sosial yang perlu dikoordinasikan/perlunya manajemen, batasan organisasi akan berubah sebagaimana tuntutan lingkungannya sehingga dikatakan “relatif”.

Ø  Menurut Oteng Sutisna

Organisasi merupakan mekanisme yang mempersatukan kegiatan-kegiatan untuk menyelesaikan pekerjaan. Defnisi ini menekankan pada mekanisme kerja dalam organisasi untuk mencapai tujuan.

Dari berbagai definisi diatas dapat disimpulkan bahwa Organisasi adalah suatu sistem interaksi antar orang yang ditujukan untuk mencapai tujuan organisasi, dimana sistem tersebut memberikan arahan perilaku bagi antar anggota organisasi dengan lingkungannya agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien.

2)        ASPEK-ASPEK ORGANISASI

Aspek-aspek dalam organisasi adalah komponen-komponen yang harus ada dalam suatu organisasi. Keberadaan komponen ini sebagai pilar dari suatu organisasi.  Artinya jika salah satu komponen organisasi tidak berfungsi, maka organisasi akan  berjalan pincang atau sama sekali tidak berjalan. Dalam pandangan sistem organisasi mengalami entrophy, yaitu kondisi dimana organisasi dikategorikan hancur (dalam tanaman digambarkan sebagai kondisi layu).

O’Connor, T. Mengungkapkan bahwa organisasi setidaknya harus memiliki empat komponen utama, yaitu: mission (misi), goals (tujuan-tujuan), objectives (sasaran-sasaran), dan behavior (perilaku). Keempat komponen ini dapat digambarkan sebagai berikut.

Ø  Mission  adalah alasan utama keberadaan suatu organisasi.

Ø  Goals adalah tujuan-tujuan umum/divisi fungsional organisasi yang dihubungkan dengan stakeholder organisasi.

Ø  Objectives adalah hasil/sasaran yang spesifik, terukur dan terkait dengan tujuan.

Ø  Behavior mengacu pada produktivitas dari tugas-tugas rutin pegawai, pertanggungjawaban perilaku dalam pencapaian tujuan merupakan fungsi personalia.

Jika suatu organisasi tidak memiliki misi dan objek yang akan dilaksanakan maka setiap anggota akan kebingungan dalam mencapai tujuan organisasinya, hal ini menunjukan bahwa empat komponen organisasi tersebut saling berkaitan satu sama lain sehingga tidak akan berfungsi suatu organisasi jika salah satu komponennya hilang.

3)        JENIS-JENIS ORGANISASI

Pekemabangan kajian organisasi diawali dari kajian organisasi sebagai organisasi formal, yaitu organisasi yamg didesain untuk mencapai tujuan bersama. Perkembangan ini terus berlangsung dan berbagai studi keorganisasian terus dilakukan. Perkembangan inilah pada akhirnya memunculkan organisasi informal sebagai implikasi dari adanya organisasi formal.  

A.  Organisasi formal

Organisasi formal adalah organisasi yang dicirikan oleh struktur organisasi. Keberadaan struktur organisasi menjadi pembeda utama anatra organisasi formal dan informal. Struktur dalam organisasi formal dimaksudkan untuk menyediakan penugasan kewajiban dan tanggung jawab kepada personil dan untuk membangun hubungan tertentu diantara orang-orang pada berbagai kedudukan. (Oteng  Sutisna, 1993:207). Sekolah dasar merupakan contoh sebuah organisasi formal.

Struktur dalam organisaasi formal memperlihatkan unsur-unsur administratif berikut :

1)        Kedudukan struktur menggambarkan letak/posisi setiap orang dalam  organsasi tanpa kecuali. Kedudukan seorang dalam struktur oragnisasi mencerminkan sejumalah kewajiban sebagai bagian dari upaya pencapaian tujuan dan hak-hak yang dimiliki secara formal dalam posisi yang didudukinya. Sebagai contoh, kepala sekolah adalah salah satu contoh kedudukan dalam struktur organisasi  sekolah. Kedudukan sebagai kepala sekolah ini mencerminkan adanya sejumlah kewajiban yang harus dilakukan pemangku jabatan sebagai pimpinan dan manajer sekolah, juga mempelihatkan adanya hak-hak yang diterima secar formal manakala seseorang menjabat sebagai kepala sekolah.

2)        Hierarki/kekuasaan. Struktur digambarkan sebagai suatu rangkaian hubungan antara satu orang dengan orang lainnya dalam suatu organisasi. Rangkaian hubungan ini mencerminkan suatu hirarki kekuasaan yang inheren dalam setiap kedudukan. Tanggung jawab merupakan suatu istilah yang melekat dalam setiap kedudukan dan hirarki kekuasaan di dalam organisasi. Adanya hirarki kekuasaan menunjukan bahwa pecapaian organisasi dibagi kepada berbagai komponen organisasi diimplementasikan secara sinergi melalui hirarki kekuasaan masing-masing yang dikoordinasikan dan dipimpin oleh manajer puncak. Dalam organisasi persekolahan, hirarki kekuasaan tertinggi adalah kepala sekolah.

3)        Kedudukan garis dan staf. Organisasi garis menegaskan struktur pengambilan keputusan, jalan permohonan dan saluran komunikasi resmi untuk melaporkan informasi dan mengeluarkan instruksi, perintah, dan petunjuk pelakasanaan. Kedudukan garis ialah kedudukan yang diserahi kekuasaan administrative umum dalam arus langsung dari tempat paling atas ke tempat paling bawah. Kedudukan staf mewakili keahlian-keahlian khusus yang diperlukan bagi berfungsinya kedudukan garis tertentu dengan pasti. (Sutisna, 1993:208).

B.       Organisasi Informal

Interaksi antara orang dalam organisasi formal pasti akan menghasilkan sebuah perkembangan hubungan yang tidak saja hubungan struktural, terlebih pada organisasi persekolahan, dimana kekeluargaan menjadi salah satu landasan perilakunya. Perkembangan hubungan dari interaksi orang dalam organisasi ini akan mengikat secara kuat sentiment dan komitmen setiap orang, sehingga muncul empati da simpati satu sama lain. Hubungan inilah yang terus tumbuh selama organisasi formal itu ada yang dinamakan organisasi informal. Hubungan interaksi ini tidak berstruktur sebagaimana struktur organisasi formal.

Walaupun sulit mengidentifikasi keberadaannya secara kasat mata, namun keberadaan organisasi informal ini dapat dilihat dari tiga karakteristik, yaitu norma perilaku, tekanan untuk menyesuaikan diri, dan kepemimpinan informal (Sutisna, 1993 : 221). Norma perilaku adalah standar perilaku yang diharapkan menjadi perilaku bersama yang ditetapkan oleh kelompok (orang-orang dalam organisasi) dalam sebuah kesepakatan sosial, sehingga sangsinya pun sangsi sosial. Norma perilaku dalam organisasi informal tidak tertulis sebagaimana organisasi formal, tetapi menjadi kesepakatan bersama diantara orang-orang di dalam organisasi.

Tekanan untuk menyesuaikan diri akan muncul apabila seseorang akan bergabung dengan suatu kelompok informal. Menggabungkan diri dengan suatu kelompok tidak sekedar bergabung secara fisik dalam suatu kumpulan, tetapi melibatkan sosial-emosional individu-individu dalam organisasi informal tersebut. Karena itu organisasi informal sering muncul dalam bentuk kelompok-kelompok yang tidak terlalu besar , karena syarat keberterimaan sebagai bagian dari organisasi informal ini tidak saja keanggotaan dalam organisasi formalnya, tetapi lebih spesifik pada kesamaan antar individu (kesamaan daerah agama, nilai yang dianut, hobi dan sebagainya).

Kepemimpinan informal dalam organisasi informal menjadi salah satu komponen yang kuat mempengaruhi anggota di dalam organisasi, bahkan memungkinkan melebihi pengaruh pemimpin organisasi formal. Pemimpin informal muncul dari kelompok dan membimbing serta mengarahkan melalui persuasi dan pengaruh. Kepemimpian dalam organisasi informal sangat kuat pengaruhnya, karena inilah kepemimpinan yang sesungguhnya, dimana seseorang dipatuhi bukan karena memiliki jabatan, tetapi ada kelebihan yang secara alamiah dan mampu mempengaruhi orang lain tanpa paksaan.

4)        DIMENSI ORGANISASI

Dalam kacamata para ahli organisasi, dimensi struktur organisasi memiliki keragaman pandangan, bahkan dikatakan tidak ada kesepakatan umum diantara para teoritikus mengenai apa yang diartikan sebagai struktur organisasi. (Robbins, 1994:91). Lebih jauh Robbins menyimpulkan bahwa para teoritikus pada umumnya setuju dengan dimensi struktur organisasi tetapi tidak setuju dengan  definisi-definisi operasionalnya.

Dalam konteks itu Robbins mengemukakan tiga komponen yang menjadi dimensi struktur organisasi, yaitu kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi.

a.        Kompleksitas

Kompleksitas adalah tingkat diferensiasi (perbedaan) yang  ada di dalam sebuah organisasi (Robbins, 1994:91). Diferensiasi dapat dilihat secara horizontal, vertikal, dan spasial.

Ø  Diferensiasi horizontal adalah perbedaan antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan, tingkat pendidikan dan pelatihan pegawai. Dengan kata lain, semakin banyak pekerjaan yaang harus dilakukan pegawai dalam organisasi, maka semakin beragam pula organisasi tersebut. Kondisi nyata dari diferensiasi horizontal adalah spesialisasi dan departementalisasi.

Spesialisasi merupakan pengelompokan aktivitas tertentu yang dilakukan satu individu. Spesialisasi terdiri dari spesialisasi fungsional dan sosial. Spesialisasi fungsional dicirikan oleh pekerjaan yang dipecah-pecah menjadi tugas yang sederhana dan berulang-ulang. Spesialisasi sosial dicirikan oleh individu yang dispesialisasi, bukan pekerjaannya, dan pekerjaannya tidak bersifat rutin. Sedangkan Departementalisasi adalah cara organisasi secara khas mengkoordinasikan aktivitas yang telah dibedakan secara horizontal.

Ø  Diferensiasi vertikal adalah pembedaan yang didasarkan pada kedalaman struktur. Semakin banyak tingkatan yang terdapat diantara Top Managementdan tingkat Hierarki yang paling rendah, makin besar pula potensi terjadinya distorsi/gangguan dalam komunikasi dan semakin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, sertamakin sukar bagi top management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Ø  Diferensiasi spasial adalah pembedaan yang didasarkan pada kondisi geografis, yakni sejauh mana lokasi (kantor) tempat produksi (barang/jasa), personalia, dan kantor pusat tersebar secara geografis. Sekolah-sekolah dari satu yayasan yang tersebar di berbagai kabupaten/kota merupakan salah satu organisasi yang dikategorikan diferensiasi spasial. Pembedaan ini akan memunculkan kompleksitas dalam struktur organisasi.

b.        Formalisasi

Formalisasi adalah tingkat sejauhmana pekerjaan di dalam organisasi distandarkan. Konsekwensinya adalah pemegang pekerjaan hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya, dan bagaimana ia harus melakukannya. Formalisasi sebaiknya tertulis untuk dapat memberikan kekuatan pada pengarahan perilaku pegawai. Dalam konteks itu formalisasi diartikan sebagai sebuah tingkat dimana peraturan, prosedur, instruksi dan komunikasi ditulis.

Formalisasi penting karena standarisasi perilaku akan mengurangi keanekaragaman. Standarisasi juga mendorong koordinasi dan penghematan. Organisasi yang melakukan standarisasi akan memiliki berbagai manual organisasi, seperti manual akuntansi, manual personalia, manual diklat dan sebagainya. (contoh Restaurant yang menjamur disetiap kota besar).

Teknik-teknik yang dapat digunakan untuk melakukan standarisasi perilaku pegawai adalah seleksi (yang efektif) ; persyaratan peran (analisis yang tepat) ; peraturan, prosedur, dan kebijaksanaan ; pelatihan ; dan ritual (bagian dari budaya organisasi).

c.         Sentralisasi

Sentralisasi adalah tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal dalam organisasi. Konsentrasi keputusan yang tinggi adalah sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi keputusan yang rendah adalah sentralisasi yang rendah atau disebut desentralisasi.

Desentralisasi mengurangi kemungkinan terjadinya beban informasi yang berlebihan, memberikan tanggapan yang cepat terhadap informasi yang baru, memberikan masukan yang lebih banyak bagi sebuah keputusan, mendorong terjadinya motivasi, dan merupakan sebuah alat yang potensial untuk melatih para manager dalam mengembangkan pertimbangan yang baik. Sebaliknya sentralisasi menambah suatu persfektif yang menyeluruh terhadap keputusan-keputusan dan dapat memberikan efesiensi yang berarti. (Robbins, 1994 : 127).

5)        DESAIN ORGANISASI

Desain organisasi didasarkan pada elemen-elemen umum dalam organisasi. Mintzberg (Robbins 1994 : 304) menyebutkan lima elemen umum dalam suatu organisasi yaitu :

1.        The operating core. Para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa. Dalam organisasi sekolah pegawai ini adalah guru (pengajar), guru dikatakan sebagai ujung tombak pendidikan yang berinteraksi langsung dengan layanan jasa pembelajaran kepada peserta didik.

2.        The strategic apec. Manager tingkat puncak yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi. Pada organisasi sekolah, orang ini adalah kepala sekolah.

3.        The middle line. Para manager yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex. Dalam konteks perguruan tinggi orang-orang ini adalah para dekan yang bertugas memfasilitasi strategic apex  untuk terimplementasi pada level jurusan. Di organisasi sekolah, posisi ini dapat diidentifikasi sebagai wakil kepala sekolah yang bertugas menjembatani kebijakan strategis sekolah supaya dapat terimplementasi pada level guru-guru dan staf.

4.        The techno structure. Para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi.

Dalam konteks organisasi pendidikan di Indonesia, masing jarang sekolah yang memiliki tenaga ini.  Namun demikian tidak menutup kemungkinan pada sekolah-sekolah tertentu ada yang memiliki elemen organisasi ini. Pada perguruan tinggi BHMN seperti UPI, elemen organisasi  yang bertanggung jawab untuk melakukan standarisasi adalah satuan penjamin mutu.

5.        The support staff. Orang-orang yang mengisi unit staf, yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi. Di persekolahan staf ini dikenal dengan tenaga administratif sekolah (TAS).

Berdasarkan lima elemen yang dikemukakan Mintzberg inilah, Robbins menganalisis desain organisasi yang berbeda. Perbedaan desain organisasi dikarenakan organisasi memiliki sistem dam aturan yang berbeda dalam kelima elemen tersebut. Lima konfigurasi umum yang dimaksud adalah struktur sederhana, birokrasi mesin, birokrasi profesional, struktur divisional, dan adhocracy.

Struktur sederhana disarankan untuk organisasi yang kecil dengan karakteristik organisasi yang masih dalam tahap awal dibentuk, lingkungan organisasi sederhana dan dinamis, menghadapi krisis, atau jika yang mempunyai kekuasaan dalam organisasi ingin agar kekuasaan tersebut disentralisasi.

Birokrasi mesin didesain untuk organisasi yang secara efektif dapat menangani ukuran yang besar, lingkungan yang sederhana dan stabil, dan sebuah tekhnologi yang terdiri atas pekerjaan yang rutin dan distandarisasi.

Birokrasi profesional yang didesain untuk pekerjaan yang rutin, hanya saja para anggota birokrasi profesional adalah para spesialis teknis yang menghadapi sebuah lingkungan yang kompleks. Intinya agar operasional keseharian yang kompleks dapat berjalan secara efektif.

Struktur divisional banyak persamaan dengan birokrasi mesin. Struktur ini didesain untuk menanggapi strategi yang  menekankan kepada keanekaragaman pasar atau produk, dimana organisasi tersebut besar, tekhnologinya dapat dibagi-bagi, dan lingkungannya cenderung untuk menjadi sederhana dan stabil.

Adhocracy meminta agar manajemen puncak melepaskan kebanyakan pengawasan. Konfigurasi ini cocok untuk organisasi yang memiliki stategi variatif, beresiko tinggi, teknologi tidak rutin, atau lingkungannya mungkin dinamis atau kompleks.